DéCLARAtion DE PROTECTION DES DONNéES

des ŒUVRES DE PLEIN AIR ET DE VACANCES (asbl)

-1- Introduction

Nous respectons votre vie privée conformément à la législation en vigueur, que vous soyez actifs dans l’ASBL, que vous inscriviez votre enfant au camp ou que vous soyez simple visiteur de notre site laquere.be
Via cette politique de confidentialité, nous souhaitons vous informer de manière claire et transparente :

  • Qu’est-ce que le traitement de données à caractère personnel ?
  • En tant que responsable du traitement, à quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?
  • Quelles données à caractère personnel vous concernant traitons-nous et de quelle manière ?
  • Quels sont les droits relatifs à vos données personnelles et comment les exercer ?
  • Comment nous contacter ?

-2- Qu’est-ce que le traitement de données à caractère personnel ? Définitions

  • « Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée ») (donc pas une société p.ex.). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées à l’aide de procédés automatisés ou non et appliquées à des données ou ensemble de données à caractère personnel. Par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
  • « Responsabilité du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
  • « Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

-3- Responsabilité du traitement de vos données

Vos données à caractère personnel sont traitées par le responsable des camps.
Dans le cadre des camps de vacances, les chefs de camps, les moniteurs et le personnel cuisine
s’associent pour un traitement conjoint de vos données personnelles. Vos données personnelles seront dès lors traitées par les chefs de camps, les moniteurs et le personnel cuisine dans la mesure de la nécessité.

-4- A quelles fins l’ASBL traite-t-elle vos données ?

Vos données personnelles sont traitées dans les cadres suivants :
Traitement de l’inscription de l’enfant : inscription à la participation au camp de La Quère Traitement de données de santé : participation aux diverses activités dans le camp Traitement léger de vos données personnelles : cadre de traitement de données limitées comme classement par commune, …
Le traitement de vos données à caractère personnel est indispensable pour : Vous identifier, vous contacter ;
Gérer votre dossier en tant que participant aux activités ;
Permettre l’élaboration des équipes, organiser le logement, …

-5- Délais de conservation

Nous sommes tenus de respecter les délais de conservation légaux. Nous conservons et utilisons donc vos données à caractère personnel dans les délais exigés par la législation.
Si la loi ne prévoit pas de délai, les données à caractère personnel seront conservées durant une période que nous estimons nécessaire pour l’exécution efficace de nos activités.
Traitement de votre inscription : à des fins statistiques, nous nous autorisons à conserver une partie de vos données personnelles à plus long terme.
Données relatives à la santé : les données relatives à la santé de l’enfant, collectée au moyen de notre fiche médicale, sont conservées jusqu’à la fin du séjour. Celles-ci sont ensuite automatiquement détruites. Elles seront conservées plus longtemps si un dossier est ouvert.

-6- Quelles données à caractère personnel vous concernant, l’ASBL traite-t-elle et de quelle manière ?

En fonction des informations que vous communiquez et de nos différentes finalités, nous traitons les catégories de données suivantes selon le type de personnes concernées :

6-1) Catégories des données à caractère personnel

  • Données à caractère personnel ordinaires
    • Données d’identification : nom, prénom, adresse, n° de téléphone GSM, adresse électronique
    • Caractéristiques personnelles : date de naissance, sexe,
    • Données physiques : taille pour t-shirt
    • Enregistrement d’images : photos, vidéos
  • Données à caractère personnel spécifiques
    • Données à caractère personnel relatives à la santé : données fournissant des informations sur l’état de santé d’une personne. Rapports médicaux et diagnostics, données hospitalières, remboursements des prestations de soins de santé, médicaments, données génétiques, etc.

6-2) De quoi ou de quelle source l’ASBL reçoit-elle des données vous concernant ?

  • De vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée ou autorisée à cet effet par vos soins
  • De vos prestataires de soins (médecin traitant).

6-3) Qui traite vos données à caractère personnel,

  • Vos données à caractère personnel sont traitées soigneusement et confidentiellement par les chefs de camps compétents afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches dans le cadre des activités. A cet effet, nos chefs sont tenus au secret professionnel.
  • Certaines de vos données personnelles peuvent être également confiées aux moniteurs et au personnel cuisine. Un devoir de discrétion est exigé de la part de chacun des volontaires auxquels sont confiées ces données.

6-4) A qui l’ASBL transmet-elle vos données à caractère personnel ?

Aux prestataires de soins (hôpitaux, médecins, infirmiers …) :
À votre demande ou dans le cas d’accident ou de maladie pendant les camps.

6-5) L’ASBL traite aussi vos données dans les cas suivants :

Les photos prises dans le cadre des camps peuvent être utilisées pour illustrer une publication, sur notre site internet et nos réseaux sociaux. Nous veillerons à sélectionner des photos qui soient toujours respectueuses.

-7- Protection de vos données

Nous prenons les mesures appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, compte tenu de l’état de la technique, de la portée et du contexte des finalités du traitement et du type de données personnelles.
L’ASBL prend les mesures de sécurité physiques, administratives, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’accès non autorisé l’usage non autorisé et la divulgation non autorisée.

-8- Droits relatifs à vos données à caractère personnel

Vous pouvez exercer certains droits pour autant qu’ils n’entrent pas en contradiction avec les obligations auxquelles nous sommes soumis.

  • Droit d’accès
    En tant que personne concernée, vous avez le droit d’obtenir confirmation que nous traitons ou non des données personnelles vous concernant et le cas échéant, d’y accéder.
    Vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel, si cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.
  • Droit de rectification ou de modification de vos données
    Vous pouvez à tout moment demander de rectifier des données inexactes ou de compléter vos données.
  • Droit de retirer votre consentement
    Si le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans justification. Le traitement déjà réalisé sur cette base avant ce retrait reste valable.
    Droit d’opposition Si vous n’êtes pas d’accord que nous traitions certaines de vos données, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement :
    • sans motif, en cas d’opposition à un traitement à des fins de marketing et de prospection.
    • si vos données sont traitées à des fins de recherche historique ou à des fins statistiques, vous pouvez vous y opposer pour des raisons propres à votre situation particulière sauf si le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission.
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
    Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si nous les traitons de manière illégale c’est-à-dire :
    Si les données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.
    Si vous avez retiré votre consentement et qu’il n’y a plus d’autre fondement juridique pour ce traitement
    Si votre opposition au traitement est fondée.
    Si le traitement est illicite.
    Si l’effacement est imposé légalement.
    Si les données concernant un enfant de moins de 16 ans ont été collectées par le biais d’une
    application ou d’un site web.
    Nous supprimerons les données le plus rapidement possible, pour autant que le motif soit fondé.
  • Droit à la limitation du traitement
    Vous pouvez demander de limiter l’utilisation de vos données :
    Le temps de vérifier l’exactitude des données que vous contestez,

Si vous vous opposez à l’effacement de données traitées par l’ASBL de manière illicite,
Si vous vous opposez à l’effacement de données dont l’ASBL n’a plus besoin mais qui vous sont
nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice,
Le temps de vérifier si les motifs légitimes de l’ASBL priment sur les vôtres au cas où vous vous
opposez au traitement de ces données en invoquant votre situation particulière.
Nous serons alors tenu de limiter le traitement de ces données personnelles à leur conservation.
Tout autre traitement reste permis avec votre accord, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou pour protéger un tiers, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.
Le cas échéant, nous vous informerons avant de lever cette limitation du traitement.

PHOTOS
Dans le cas où vous souhaiteriez que nous retirions une photo publiée sue laquelle votre enfant apparaît, nous vous invitons à en faire la demande auprès du chef de camp en nous fournissant une copie de la photo et les références précises du support sur lequel cette photo apparaît.

  • Droit à la portabilité des données
    Vous avez le droit de demander que les informations à caractère personnel que vous nous avez communiquées vous soient transmises directement ou soient transmise à un tiers. Ce droit ne peut cependant être exercé que si vos données sont exclusivement fondées sur votre consentement ou sur un contrat et si ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

-9- Exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer l’un des droits au respect de la vie privée susmentionnés, vous pouvez nous contacter à tout moment.
Soyez toujours le plus spécifique possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits. Ce n’est que de cette manière que nous pourrons traiter concrètement et correctement votre demande. Pour s’assurer que la personne concernée souhaite exercer ses propres droits au respect de la vie privée, nous pouvons demander une copie de la carte d’identité aux fins d’identification.

-10- Contact ou plainte

Pour toute question, demande d’exercice de vos droits ou remarque, vous pouvez nous contacter à tout moment
– Par courrier adressé au responsable camps ou au chef de camp ou au président de l’ASBL Œuvres de
Plein Air et de Vacances
– Par E-mail

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